採用担当初心者の備忘録〜メール編〜

はじめまして。
フォロアス採用担当のM・Kです。

転職で晴れて念願の人事になれたはいいけれど、採用ってまず何をしたらいいの?と右往左往の毎日の中で、学んだことの備忘録をここに残していこうと思います:)

初回の今回は、メールの処理についてです。

■メールは開封したら基本的に捨てるか返すかの2択で対処

入社初日、PCの初期設定を終え、まず最初にビックリしたのが凄まじい量のメール。
新卒・中途・アルバイトを人材紹介や各媒体、HPで募集しているためいろいろなフェーズのいろいろな対応が必要なメールが毎日届きます。

それに加えて、採用専用のアドレスは営業メールや迷惑メールのオンパレードです。
正直前職で営業をやっていたときとは比べ物にならない量…

いらないメールの中に知らないアドレスからの大切なメールが紛れているのがまた厄介。問い合わせフォームにも求職者とセールスの両方が届くので一切に見ずに一気に捨てる、ということはなかなか難しいです。

そこでまず一度全てのメールを1件ずつ開封していきます。

・開いてすぐいらないと分かったものはゴミ箱へ。
・パッと判断できないものは要確認フォルダを作って格納して全て開封後にまとめて上長に確認。
・求職者からのメールやエージェントからのメールは
開いたまま返信せず置いておくと返信漏れになったり誤って消してしまうかもしれないので開いたらすぐに返信。

中にはこれは急ぎではないけれど返信に時間がかかる…というものもあるので、そういったときには要返信フォルダに移して、その日のどこかで予定表に時間をブロックしてその時間に返すようにしています。これでフォルダに入れっぱなし、というような漏れを防ぐことができます。

■予測変換・下書き・署名・クイックパーツなどを使ってよく使う内容はフォーマットに落とす

タイピングが早い人や文章を作るのが得意な人にはいらないかもしれませんが、タイピングが遅い、打ち間違いが多い、文章を作るのが苦手…とメール不向きな要素が揃い踏みな私は少しでも早くお返事ができるようによく使う言い回しなどはすぐ登録するようにしています。
相手に合った文章を…というときも、フォーマットで大枠を流してから相手に合わせて編集するほうが、余計な部分に頭を使わず相手への内容に注力できるのでオススメです。

■返信後に対応が必要なものは見えるようにしてタスクとして管理する

情けないことに、一次返信をした後すぐ対応できないものや自分以外の人に投げたままのものが重なって、うっかりそのまま…という最悪の状況になったことがありました。

メールツールの作りやその人自身の向き不向きでどうやって可視化するかは各々のやり方があると思いますが、
まだ完了していないものについては、見える状態で置いておくことをオススメします。
一次返信をする際に自分のアドレスをBCCに入れて、受信したものをタスクの項目として捉えると管理しやすいです。

一番いいのは強制的に見える位置に対応が必要なものだけをまとめて置いておくことですが、それができない場合は予定の中に終わっていないタスクを確認する時間を設けると、置きっぱなしが防げるようになります。

とても基本的なお話ではありますが、毎日、そしてすぐ対応が必要な業務であるからこそ、ここになるべく時間を割かない工夫が、より多くの業務に向き合う時間づくりに繋がるので、まずはここを極めることから始めようと思います!

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